PLAN DE MEJORAMIENTO

Conjunto De Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Auto evaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de control.El siguiente grafico ilustra los insumos requeridos para el diseño de este componente de Control, así como los productos que se obtiene de su operación. En algunos casos los productos serán tomados como insumos de otros componentes:INSUMOSCompetencias constitucionales y legales y norma vigente.Evaluación IndependienteInformaciónComunicaciónDireccionamiento EstratégicoAmbiente de ControlAutoevaluacionActividades de ControlAdministración de RiesgoInstrumentos de apoyo al mejoramiento de la funcion administrativaMecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los planes.SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIONComponente: PLANES DE MEJORAMIENTOElementos:Ø Plan de Mejoramiento InstitucionalØ Plan de Mejoramiento por ProcesoØ Plan de Mejoramiento IndividualIlustración: Insumos y productos del componente Planes de MejoramientoEl objetivo primordial de los Planes de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.La Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad complementario a los Sistemas de Control Interno y Desarrollo Administrativo, de manera expresa consagra para el Estado Colombiano, la adopción de acciones correctivas y preventivas que permitan a la administración establecer mecanismos eficientes y oportunos que conllevan a hacer mas eficaces los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de sus objetivos y resultados.Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la Republica, las Contralorías Territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que estas prescriban. El Plan de Mejoramiento acordado con la Contraloría General de la Republica (de conformidad con la Resolución Orgánica Nº 5580 del 18 de Mayo de 2004 emanado de dicho órgano y la Directiva Presidencial del 8 de Septiembre de 2003), se entiende como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral con e fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental.El Contralor General de la Republica conforme ala atribuciones a este conferidas por la Constitución Política, le corresponde prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas a los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. Entre los métodos prescritos contra la Contraloría General de la Republica, se encuentra el referido a la metodología de los Planes de Mejoramiento.La Auditoria General de la Republica y las contralorías territoriales les corresponde dictar normas sobre Planes de Mejoramiento de las entidades sujetas de Control y Vigilancias respectivas.Las siguientes son las normas de referencia:Constitución política Art. 119, 268 y 269.Resolución 5580 de 2004 de la Contraloría General de la Republica “por la cual se reglamenta la metodología de los Planes de mejoramiento y se modifica parcial mente la Resolución Orgánica 5544 de 2003”.Resolución 003 de 2005 de la Auditoria General de la Republica “por la cual se dictan Normas sobre Planes de mejoramiento de las Contralorías “.Los Planes de mejoramientos consolidan acciones derivadas de la Auditoria Interna y des recomendaciones generadas por la Evaluación Independiente, tomando como base la definición de un programa de mejoramiento de la entidad a partir de:Los objetivos definidos.La aprobación por la Autoridad competente.La asignación de los recursos necesarios para la realización de los Planes.· La definición del nivel de responsabilidad.El seguimiento a las acciones planeadas.La fijación de la fechas limites de Implementación.La determinación de los indicadores de logro.El seguimiento a las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.En el Orden territorial, las entidades deberán adoptar los lineamientos que para tal efecto establezcan las contralorías Territoriales.Los Planes de Mejoramiento generados por la Auditoria realizadas por las Contralorías operan de manera Independientes respecto de los obtenidos como producto de la Auditoria Interna y Evaluación Independiente.Este componente se estructura en tres Elementos:· Plan de Mejoramiento Institucional.· Plan de Mejoramiento por Proceso.· Plan de Mejoramiento Individual.PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad publica. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la norma de creación y la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas.El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. La entidad debe estructurar el Plan de Mejoramiento que ha de adelantarse en un periodo determinado, ajustado con su misión, visión, objetivos institucionales, funciones y los recursos disponibles.Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.MetodologíaPara el diseño del Elemento de control Planes de Mejoramiento Institucional, es necesario tener en cuenta cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoria interna y control fiscal los pasos a seguir son:1. Elaborar y consolidar el Plan d Mejoramiento Institucional considerando entre otros los siguientes aspectos:- Procesos- Área organizada responsable- Causas- Acciones- Indicadores- Responsables de la ejecución- Recursos- Cronogramas de ejecución- ObservacionesResponsable: Representante legal y los servidores responsables de los procesos.Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional al Comité de Coordinación de Control Interno.Responsable: Representante de la Dirección, los servidores responsables de los procesos y equipo MECI.Hacer seguimiento y evaluación Plan de Mejoramiento Institucional.Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOElemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y las áreas responsables dentro de la organización publica, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento d los objetivos de la entidad en su conjunto.Los Planes de Mejoramiento por Procesos contienen las acciones para subsanar las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. En su formulación se incluye:La descripción de las causas, y consecuencias de dichas variaciones de objetivos, alcance, acciones a implementar y metas de logro en el tiempo; la asignación de los responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento. Además, debe incluir aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento Institucional que contribuyen a su desarrollo.Metodología.Para el diseño del Elemento de Control Planes de Mejoramiento por Procesos, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Auto evaluación del control, Auto evaluación de la Gestión, la evaluación independiente al Sistema de Control interno, y las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna. De igual manera para este diseño se deberá tener en consideración las observaciones producto de las auditorias que adelanten el órgano de Control Fiscal que den lugar a la concertación de Planes de Mejoramiento con la entidad pública vigilada.Los pasos a seguir son:Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos:- Procesos- Causas- Acciones- Indicadores- Responsables de la ejecución- Recursos- Cronograma de ejecución- ObservacionesResponsable: Representante Legal y servidores responsables de los procesos.Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento por Procesos al Representante Legal.Responsable: Servidores responsables de los procesos y Equipo MECI.Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos.Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALElemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.Los Planes de Mejoramiento Individual contiene los compromisos que asume el Servidor Publico con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de el. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño, los Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos.Estos planes deben guardar coherencia con la evaluación por dependencias que debe presentar la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento del articulo 39 de la Ley 909 de 2004.MetodologíaPara el elemento de Control de Planes de Mejoramiento Individual es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Auto evaluación del Control, Auto evaluación de la Gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeño (empleados de carrera administrativa) y de los Acuerdos de Gestión (gerentes públicos).Los pasos a seguir son:Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Individual, consignado en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo.Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual.Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.Normas de referenciaØ Ley 909 de 2005Ø Decreto 2770 de 2005Documentos Técnicos emitidos por el DAFPØ Plan Nacional de Formación y Capacitación.Ø Actualización del Plan Nacional de formación y capacitación.Ø Guía Metodológica para la elaboración de los acuerdos de Gestión.